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Die Kosten- und Gewinnplanung | Faktoren und worauf Du achten solltest

By 30. August 2018 No Comments

In diesem Artikel erfährst Du, worauf Du bei Deiner Kostenplanung achten solltest und wie du Deine Gewinnschwelle richtig ermittelst.

Faktoren der Kosten- und Gewinnplanung

Die Faktoren Deiner Kosten- und Gewinnplanung sind relativ einfach ermittelt, nämlich:

  • Umsatz und
  • Kosten

Der Umsatz basiert dabei auf Deiner Absatz- bzw. Umsatzplanung. Wenn Du noch keine Absatz- und Umsatzplanung aufgestellt hast, findest Du den passenden Beitrag dazu hier.

Die entscheidende Erkenntnis bei der Gewinnplanung ist für Dich die Gewinnschwelle. Die Gewinnschwelle ist der Punkt, an dem Deine Umsätze die Kosten decken. Sie wird im Englischen auch „Break-Even Point“ genannt. Es gilt also, einen Mindestumsatz zu ermitteln, der erreicht werden muss, um profitabel zu sein. Außerdem musst Du Dir Gedanken darüber machen, welche Kosten Deine Umsätze selbst verursachen (z.B. durch Einkäufe von Produkten, Waren oder Dienstleistungen).

Welche Kosten gehen in die Kostenplanung ein?

Grundsätzlich stellt sich natürlich die Frage, welche Kosten in die Kostenplanung einfließen und wie Du Kosten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, auf die Monate verteilst.

Bestandteile Deiner Kostenplanung sind u.a. Deine Fixkosten, also Miete, Strom, evtl. Gehaltszahlungen, Abschreibungen für gekaufte Maschinen usw. Diese Kosten sind – wie der Name schon sagt – fix. Sie sind nicht abhängig von Deinem erwirtschafteten Umsatz und fallen eben auch an, wenn Du keinen Umsatz machen solltest.

Ein weiterer Bestandteil Deiner Kostenplanung sind die variablen Kosten, also Kosten, die von dem Umsatz abhängen, welchen Du erwirtschaftet hast. Beispiele wären hier der Wareneinkauf, Materialkosten, Provisionen für Vertriebspartner usw.

Unterschied zwischen Kosten und Auszahlungen bzw. Kostenplanung und Liquiditätsplanung

In dem vorherigen Absatz habe ich in der Beispielaufzählung den Materialeinkauf bei den variablen Kosten erwähnt. Angenommen, Du füllst einmal im Quartal dein Materiallager auf und bezahlst die gesamte Rechnung sofort. Den Umsatz mit dem eingekauften Material generierst Du dann z.B. in den folgenden drei bis vier Monaten. Hier lässt sich gut der Unterschied zwischen Liquiditätsplanung und Kostenplanung erläutern.

In der Liquiditätsplanung wird die Auszahlung, also das Bezahlen Deiner Rechnung, in dem Monat des Einkaufs erfasst. Bei der Kosten- bzw. Gewinnplanung soll allerdings Dein wirtschaftlicher Erfolg gemessen werden. Das heißt, die variablen Kosten für die Leistungserstellung und Umsatzerbringung müssen in dem Monat berücksichtigt werden, in dem der Umsatz generiert wurde.

  • Die Liquiditätsplanung berücksichtigt die Auszahlung im Zahlungszeitpunkt.
  • Die Kostenplanung verteilt die variablen Kosten auf die Monate, in denen der dazugehörige Umsatz generiert wird.

Methoden zur Verteilung der variablen Kosten

Grundsätzlich gibt es für die Ermittlung der variablen Kosten zwei Methoden.

Die erste und aufwendigere Variante ist, dass Du anhand Deiner geplanten Absatzmenge genau ermittelst, welche variablen Kosten für welches abgesetzte Produkt oder welchen ausgeführten Auftrag anfallen werden. Hierzu nimmst Du die geplanten Stückzahlen für die abgesetzten Produkte und bestimmst z.B. die Stückzahlen des Materials, welches Du pro Stück und Produkt verbrauchen wirst, die Einkaufspreise der Materialien und eventuellen fertigen Waren, die Du weiterveräußerst oder Dienstleistungen, die Du zur Auftragsausführung in Anspruch nehmen musst. Daraus ermittelst Du die monatlich anfallenden variablen Kosten.

Die zweite, einfachere Variante ist, dass Du mit Prozentsätzen arbeitest. Du nimmst Dir einen Beispielumsatz oder -auftrag und schaust, welche variablen Kosten anfallen werden. Hieraus bildest du einen variablen Kostensatz je Umsatzeinheit, den Du nun auf alle geplanten Monatsumsätze anwendest.

Beispiel zum variablen Kostensatz

Um einen Auftrag/eine Bestellung von 200 Euro Umsatz abzuwickeln, benötigst du Waren und Material im Wert von 80 Euro. Der variable Kostensatz liegt also bei 80 geteilt durch 200 = 40 Prozent. Planst du in einem Monat mit 5.000 Euro Umsatz, so werden Deine variablen Kosten etwa 2.000 Euro betragen. Mit diesem Prozentsatz kannst Du nun Deine Kosten- und Gewinnplanung aufbauen. Liegt Dein Kostensatz über 100 Prozent, solltest Du Deinen kalkulierten Preis dringend überdenken, denn dann sind Deine variablen Kosten für den generierten Umsatz höher als der eigentliche Umsatz. Du machst also von vornherein Verlust.

Formel für den variablen Kostensatz = variable Kosten / Umsatz

Beispiel zur Gewinnplanung mit variablen Kostensätzen – Vorwärtsplanung

Gewinnplanung (vorwärts)
1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr
Planumsatz 10.000 15.000 40.000
variabler Kostenanteil 40% 40% 40%
Summe variable Kosten 4.000 6.000 16.000
fixe Kosten 12.000 12.000 18.000
Plangewinn -6.000 -3.000 6.000

Die Beispieltabelle steht Dir zum Download zur Verfügung. Du kannst sie auch als Vorlage für deine Planung verwenden. Beispiel zur Kosten- und Gewinnplanung

In der Tabelle siehst Du drei Jahre mit einem Planumsatz von 10.000, 15.000 und 40.000 Euro. Der variable Kostenanteil beträgt 40 Prozent. Die variablen Kosten der einzelnen Jahre berechnen sich aus den Umsätzen, multipliziert mit dem variablen Kostenanteil. Die Fixkosten sollen in den ersten 2 Jahren 12.000 Euro und im dritten Jahr 18.000 Euro betragen. Dein Plangewinn ermittelt sich nun aus dem Umsatz abzüglich der variablen und der fixen Kosten.

Mindestumsatz und Gewinnschwelle ermitteln

Der nächste und vorerst letzte Schritt bei der Gewinnplanung ist die Ermittlung der Gewinnschwelle bzw. des Mindestumsatzes. Hierbei wird bestimmt, welchen Umsatz Du in den einzelnen Monaten mindestens erreichen musst, um kostendeckend zu arbeiten, also um Deine fixen und variablen Kosten zu decken.

Bestandteile bei der Ermittlung der Gewinnschwelle sind:

  • Fixe Kosten
  • Variable Kosten (ermittelt mit Hilfe des variablen Kostensatzes)

Deinen Mindestumsatz ermittelst Du nun, indem Du Deine fixen Kosten teilst durch (100 Prozent abzüglich des variablen Kostensatzes).

Mindestumsatz = fixe Kosten / (100 – variabler Kostensatz)

Beispiel zur Ermittlung der Gewinnschwelle – Rückwärtsplanung

Nehmen wir an, Dein variabler Kostensatz beträgt – wie oben – 40 Prozent. Deine fixen Kosten im Monat betragen 1.200 Euro. Du teilst also 1.200 Euro durch 0,6 und erhältst Deinen Mindestumsatz von 2.000 Euro.

Denn von den 2.000 Euro Umsatz werden 40 Prozent variable Kosten anfallen, also 800 Euro. Du erwirtschaftest also über Deine variablen Kosten hinaus 1.200 Euro, die Dir zur Deckung der Fixkosten dienen. Du machst somit einen Gewinn von 0€ in dieser Periode. Dies ist die Gewinnschwelle.

Beispiel zur Planung des Mindestumsatzes

Planung des Mindestumsatzes (rückwärts)
2. Jahr 3. Jahr 3. Jahr
Mindestumsatz 20.000 30.000 40.000
fixe Kosten 12.000 18.000 18.000
variabler Kostenanteil 40% 40% 40%
Summe variable Kosten 8.000 12.000 16.000
Mindestgewinn 0 0 6.000

Die Beispieltabelle steht Dir zum Download zur Verfügung. Du kannst sie auch als Vorlage für deine Planung verwenden. Beispiel zur Kosten- und Gewinnplanung

Die Tabelle zeigt Dir in der ersten Spalte eine Gewinnplanung im zweiten Jahr. Dort wird mit einem Mindestgewinn von 0 Euro geplant. Du teilst wieder die Summe der fixen Kosten (12.000 Euro) durch 100 Prozent abzüglich des variablen Kostensatzes (100 – 40 = 60 Prozent) und erhältst so Deinen notwendigen Mindestumsatz (i.H.v. 20.000 Euro).

Im dritten Jahr (2. und 3. Spalte) soll nun ermittelt werden, wie viel Umsatz „verloren gehen“ darf, bevor Du wieder in die Verlustzone gerätst. Du planst im dritten Jahr eigentlich mit einem Umsatz von 40.000 Euro und würdest auf einen Gewinn von 6.000 Euro kommen. Nun möchtest Du wissen, wie viel weniger Umsatz du im dritten Jahr erwirtschaften darfst, mit dem Du trotzdem kostendeckend arbeiten würdest. Die Berechnungsweise für die Ermittlung der Gewinnschwelle ist wieder dieselbe. Ausgehend von, in diesem Jahr, 18.000 Euro fixen Kosten wird mit Hilfe des variablen Kostensatzes der Mindestumsatz berechnet (18.000 Euro / 0,6 = 30.000 Euro).

 

Statt mit Planumsätzen zu arbeiten und nach Abzug von geplanten variablen und fixen Kosten zu einem Plangewinn als Ergebnis zu kommen, kann man auch einen Mindestgewinn definieren und den dafür notwendigen Mindestumsatz ermitteln. Dazu kann man dieselbe Formel wie oben benutzen. Man muss sie lediglich im Zähler durch den Mindestgewinn ergänzen, also:

Mindestumsatz (inkl. Mindestgewinn) = (fixe Kosten + Mindestgewinn) / (100 – variabler Kostensatz)

Im Beispiel führt ein geforderter Mindestgewinn von 6.000 Euro genau zu dem Planumsatz von 40.000 Euro: (18.000 + 6.000)/0,6 = 40.000.

Zusammenfassung

Eine gute Kosten- und Gewinnplanung zeigt Dir Deinen zu erwirtschaftenden Mindestumsatz auf. Doch nicht nur das! Sie schützt Dich auch vor „bösen Überraschungen“. Nutze den variablen Kostensatz für eine vereinfachte Planung und rechne den Mindestumsatz einmal mit und einmal ohne Mindestgewinn aus.